Die zehn größten Zeitfresser für Besetzungsprozesse:

1. Zu spät angestoßen
Gesucht wird erst, wenn die Stelle brennt. Unter Druck wird erstmal versucht, einen ‚internen Prozess‘ anzustoßen.

2. Fehlende oder nicht abgestimmte Stellenbeschreibung
Ohne präzises Anforderungsprofil sucht man im Nebel – und merkt das erst nach Wochen.

3. Offizielle vs. tatsächliche Anforderungen
Die Beschreibung klingt gut, entspricht aber nicht dem, was intern wirklich gewollt wird. Kandidaten, die auf dem Papier passen, fallen im Gespräch durch – weil die echten Kriterien nie aufgeschrieben wurden.

4. Personalberater zu spät eingeschaltet
Wir sparen das Geld. Bei schwierigen Suchen wird erst nach Monaten erfolgloser Eigeninitiative extern hinzugezogen. Die Zeit ist weg.

5. Kein definierter Interviewprozess
Wie viele Runden, wer entscheidet, nach welchen Kriterien? Ohne Antworten wird improvisiert – Kandidaten verlieren das Vertrauen in die Professionalität.

6. Interviewer nicht verfügbar
Fünf Kalender, keine klare Verantwortung. Wochen vergehen zwischen den Runden. Gute Kandidaten sind dann anderswo schon weiter.

7. Unklare Gehalts-Policy
Kann niemand verbindlich sagen, was angeboten werden darf, wird jede Verhandlung zur Geduldsprobe – mit dem Risiko, dass der Kandidat abspringt. Noch schlimmer: Rückzieher bei der Gehaltshöhe in der finalen Runde. Glauben Sie nicht, dass wir das noch nicht erlebt hätten.

8. Endlose Abstimmungsschleifen
Weil Kriterien und Rahmenbedingungen nicht vorab geklärt sind, wird jede Entscheidung im Nachgang neu diskutiert. Das kostet Zeit – und die besten Kandidaten.

9. Kriterien werden mitten im Prozess geändert
Nach den ersten Gesprächen kommen neue Anforderungen. Unfair gegenüber Kandidaten, die bereits gesehen wurden – und gegenüber dem Team, das von vorne beginnt.

10. Kandidaten hingehalten und dann verloren
Gute Kandidaten werden ohne Entscheidung und ohne Timeline geparkt. Sie warten nicht geduldig – sie springen ab. Meist genau dann, wenn die Entscheidung endlich gefallen wäre.

Der Markt ist nicht das Problem. Der Prozess ist es.

Wer das ändert, besetzt schneller – und besser.

Ich würde wetten, dass mindestens fünf dieser Punkte jedem von uns schon begegnet sind. Was sind Ihre Erfahrungen?